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Como a tecnologia pode tornar sua ONG mais efetiva?

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A transformação digital não se trata apenas de uma plataforma (ou tecnologia), mas uma mudança em que pessoas e processos são igualmente fundamentais.

Estamos em 2022 e o termo transformação digital está se tornando um clichê. Mas afinal o que isso tem a ver com as organizações do terceiro setor? 

Bom, é sobre isso que pretendo abordar neste artigo e espero que muitas ONGs possam se identificar com o exemplo abaixo.

Inicialmente é importante entendermos que a transformação digital não se trata apenas de uma plataforma (ou tecnologia), apesar disso ser a primeira coisa que vem à nossa mente. 

Mas ao contrário, a transformação digital possui três elementos básicos, conhecidos como os 3Ps: pessoas, processos e plataformas.

Pessoas, porque nada se faz sem que elas estejam engajadas na mudança; Processos, que são uma sequência de etapas para atingir um objetivo e Plataformas (ou tecnologias), que são as ferramentas para colocar os processos em execução.

Voltando um pouco no tempo, lá em 2017, fui convidado por um grande amigo a contribuir com a captação de recursos de uma Fundação bem tradicional na cidade de Vitória/ES.

Essa instituição já existia há 34 anos na época e fazia e faz um belo trabalho na região, fazendo o atendimento diário de 130 crianças e adolescentes no sistema de contraturno escolar. A Fundação Beneficente Praia do Canto, como é conhecida, oferta oficinas das mais diversas, como esporte, musicalização, cidadania e muitas outras, além de distribuir 2 refeições diárias para cada pessoa beneficiada e apoio para sua respectiva família.

Naquela ocasião eu sugeri que antes de iniciarmos a captação de recursos, pudéssemos aprimorar algumas coisas antes para, inclusive, facilitar a prestação de contas dos recursos recebidos. 

Como por exemplo, elaborar um novo website para ajudar na captação online, até mesmo de pessoas no exterior, melhorar a arrumação dos arquivos internos e os backups dos mesmos, dentre outros.

Como curioso que sou, busquei muito na internet soluções e programas que apoiassem o terceiro setor, foi quando me deparei com o programa para ONGs que o Google possui. Depois de conhecer mais a fundo como a organização poderia se beneficiar disso, passamos a implementar a família de aplicativos do Google, o Workspace (antigo Gsuite). A plataforma do Google passou a ser a base do trabalho da Fundação, ou seja, era ali que passamos a armazenar os documentos, pois os backups eram automáticos, o compartilhamento era mais prático e eliminamos a questão de uso de software pirata, como por exemplo o Microsoft Office.

Mas o mais impressionante disso tudo ainda estava por vir.

Anualmente essa organização fazia o cadastro das novas pessoas que passariam a ser atendidas naquele ano, bem como o recadastro daquelas que já estavam matriculadas. E antes de iniciar a transformação digital, muitos processos eram feitos utilizando papel, como no caso do período de cadastro anual, onde era preenchida uma ficha para cada criança e adolescente atendida pela instituição. Depois essa ficha iria compor uma pasta, que por sua vez ficaria armazenada em um armário de metal, daqueles bem antigos.

Um dos grandes problemas disso era quando precisava tabular algum tipo de dado, como por exemplo conhecer qual era a escola mais frequentada, qual o percentual de cada faixa etária, sexo ou até mesmo se havia alí alguma criança e adolescente com restrição alimentar. Imagina passar o olho em mais de 100 fichas! Era algo que tomava muito tempo das pessoas que atuavam ali na operação do dia a dia dessa instituição.

Assim que já estávamos operando na plataforma do Google, tratamos de fazer esse cadastro através de um formulário online. Algo que para muitos é simples, principalmente na iniciativa privada, mas que ainda é pouco utilizado pelas organizações da sociedade civil.

Foi aí que algo “mágico” aconteceu! Ao final desse período de cadastro, essa Fundação já tinha pronto uma fotografia das pessoas que ela atendia e também de suas famílias, pois foi feito também um questionário socioeconômico delas, o que gerou muitas informações importantes que iriam até mudar a maneira da Fundação atuar.

Um fato curioso é que na época essa instituição presenteava no natal os seus atendidos com um par de calçados. Até isso apareceu no formulário digital e facilitou muito conhecer quais os tamanhos mais utilizados.

Outro ponto importante que saltou aos nossos olhos, foi o fato de que a maioria dos responsáveis pelas crianças e adolescentes estavam sem emprego. Isso foi crucial para que a organização buscasse oferecer cursos profissionalizantes para que isso pudesse contribuir para aumentar as chances de melhorar a renda das famílias.

Foi aí que apareceu um dado importantíssimo que antes não era visível porque necessitava tabular aquelas mais de 100 fichas, lembra?

O formulário online preenchia uma planilha eletrônica que calculava a renda per capita. E olha o que aconteceu… A Fundação adotava um discurso há anos de que ela atendia famílias de baixa renda, mas de fato não haviam tantas evidências quanto as que ela passou a ter com o uso da tecnologia.

Foi identificado que algumas famílias atendidas possuíam uma renda per capita boa para a realidade da região, enquanto que na fila de espera da Fundação havia famílias com renda per capita praticamente zero!

A partir daí a instituição passou a corrigir isso, ou seja, a desligar as famílias que tinham uma certa condição e inserir nos atendimentos aquelas que mais necessitavam.

Esse passou a ser um exemplo clássico para nós, do hub do bem, de como a tecnologia pode ser aplicada em benefício das organizações do terceiro setor a fim de torná-las mais eficientes.

Mas todo esse processo não aconteceu do dia para a noite, pois como dito no início deste artigo, qualquer transformação digital passa pelos 3 Ps, de pessoas, processos e plataformas (ferramentas). Então foi necessário antes de tudo trabalhar com as pessoas a importância do uso da tecnologia, a mudança cultural necessária, até que elas começassem a testar novas formas de trabalhar através do digital e ver na prática o quanto elas poderiam se beneficiar no dia a dia.

Então o que você está esperando para tornar a sua ONG mais efetiva e impactar positivamente ainda mais o seu território? Nós do hub do bem estamos à sua disposição para te ajudar nessa caminhada! Visite nosso site e descubra como: https://ohubdobem.org

Tiago do Val é membro fundador da ONG hub do bem, que possui a missão de contribuir com a transformação digital de pequenas ONGs no Brasil através da tecnologia, inovação e colaboração. Também já atuou no setor público (1º setor) e privado (2º setor), mas foi atuando no 3º setor, entre ONGs, movimentos e projetos socioambientais que se realizou profissionalmente. Ele é formado em administração de empresas e é pós-graduado em inovação e marketing.

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