Organize seu trabalho e aumente sua produtividade: Saiba como fazer um Plano de Ação

28 de fevereiro de 2020

Por Impacta Nordeste


Muitos empreendedores sociais e gestores de organizações possuem um amplo leque de atividades e tarefas em seu escopo de atuação. É comum acumularem diversas responsabilidades em uma empresa ou projeto, seja por limitações financeiras da organização ou por sua empresa estar em estágio inicial, quando nem sempre há orçamento para a contratação de uma ampla equipe.

Nesse contexto, o processo de planejamento das atividades a serem executadas para que a empresa ou organização atinja seus objetivos é extremamente importante. Em textos anteriores, já abordamos algumas ferramentas para a criação/ideação de um negócio ou projeto social através de ferramentas como a Teoria da Mudança e do Modelo C. Com seu negócio ou projeto formatado, a próxima etapa é se planejar para conseguir chegar a seu “destino”.

Uma ferramenta simples e amplamente utilizada por empresas e organizações de todos os setores e portes é o Plano de Ação. Através dele você terá um panorama completo de tudo que precisa fazer para garantir que nenhuma tarefa seja deixada para trás, saber se está dentro do cronograma, fazer ajustes e até incorporar aprendizados ao longo do processo.

Quer saber como construir um Plano de Ação e o que precisa fazer para ele ser efetivo? Continue lendo e no final baixe um modelo simples para construir o seu.

Para quê serve?

De forma resumida, o Plano de Ação é um documento de planejamento que serve para delimitar e acompanhar as atividades necessárias para atingir um determinado resultado ou objetivo. Peter Drucker, considerado o pai da administração moderna, define o Plano de Ação como:

“O plano de ação precisa servir de base para a administração do tempo, que é o recurso mais escasso e mais valioso de um executivo. Numa organização seja ela órgão de poder público, empresa ou entidade sem fins lucrativos, a perda de tempo é inerente.  Um plano de ação será inútil se não puder determinar de que forma o executivo usa o seu tempo”.

Ou seja, se você é uma daquelas pessoas que está sempre correndo atrás do tempo, se perde no meio de tantas tarefas a serem feitas, e está sempre com a sensação que algo está faltando, fazer um Plano de Ação poderá aumentar bastante a sua produtividade.

Como construir?

Geralmente, o Plano de Ação possui formato em planilha eletrônica ou pode ser feito por meio de aplicativos, programas e/ou plataformas online. Existem várias formas e modelos para construir um Plano de Ação. Nesse texto, nós vamos abordar uma dessas formas, utilizada em projetos de pequeno e grande porte. Entendemos que esse modelo é enxuto, objetivo e de fácil utilização e adaptação.

Como todo planejamento, o Plano de Ação deve ser elaborado, desenvolvido e encerrado, seguindo as etapas tradicionais: início, planejamento, execução, monitoramento e encerramento. Recomendamos que esse processe seja feito junto com sua equipe. Afinal, uma equipe alinhada é um equipe eficaz e motivada.

1ª etapa: Saiba onde quer chegar

É importante destacar que antes de construir o seu Plano de Ação, você e/ou sua organização tenham clareza de onde quer chegar, ou seja, quais são os objetivos. Como citamos anteriormente, nós já abordamos algumas ferramentas para a criação/ideação de um negócio ou projeto social. Se você está iniciando e os objetivos estratégicos de seu negócio ou projeto não estão claros, sugerimos iniciar com a construção do Modelo C. Caso a sua empresa ou organização já possui um planejamento estratégico claro, podemos passar para a próxima fase.

2ª etapa: Planejar o que precisa ser feito

A etapa de planejamento será a base de toda a estrutura do Plano de Ação. Nesse momento você definirá as principais atividades, e respectivos recursos para executá-las. Com os objetivos estratégico em mente, liste todas as principais atividades a serem realizadas para atingir os resultados esperados. Como algumas tarefas são mais complexas que outras, quebre tarefas maiores em partes menores, em sub-tarefas.

Se você possui uma equipe de trabalho, peça para que cada profissional insira suas principais atividades relacionadas e converse sobre com cada um deles. Esse é um bom momento para alinhar e definir estratégias. Todos terão clareza sobre as atividades que devem ser desenvolvidas e quem é o responsável pela sua execução.

O líder deverá estipular o tempo disponível para realizar cada tarefa, os recursos e premissas necessárias para que as tarefas se concretizem.

3ª etapa: Executar o que foi planejado

Um vez definidas as tarefas, quem irá executá-las, os recursos e premissas, e o tempo necessário para sua execução, agora é a hora de colocar o plano em prática. Recomendamos disponibilizar o planejamento para todos da equipe para que cada um saiba exatamente o que fazer e quanto tempo tem para executar. O líder deve analisar a execução de cada uma das atividades porque é nesta etapa que ficarão evidentes os eventuais erros e desvios que poderão prejudicar o andamento do plano.

4ª etapa: Monitorar as atividades

É importante desenvolver estratégias para acompanhar a evolução geral do seu plano de ação, como a realização de reuniões periódicas com a equipe para atualizar o andamento das atividades. A disciplina é fundamental para que o plano seja efetivo e gere os resultados esperados. Para o empreendedor que não está acostumado com esse método de trabalho, é de extrema importância inserir esse processo em sua rotina.

Quando identificar algum problema, deve listá-lo, identificar as suas causas e atribuir uma solução adequada para resolvê-los. Se necessário, não hesite em ajustar alguma etapa de seu projeto para garantir a sua eficácia. É possível também sistematizar aprendizados de cada tarefa para futura referencia.

5ª etapa: Finalizar os trabalhos

Esse é o fim do ciclo do Plano de Ação. Sistematize as informações, verifique se alguma tarefa ficou incompleta, quais foram os aprendizados, etc. Agora é partir para o planejamento do próximo ciclo!

Periodicidade

O período de implantação do Plano de Ação é flexivel. A sua empresa ou organização pode criar um plano anual e quebrar as tarefas por trimestre, ou criar um Plano de Ação trimestral e quebrar as atividades por mês. Tudo dependerá do tipo de atividade e da cultura organizacional de sua empresa ou organização. Cada empreendedor/gestor deverá analisar com base na sua realidade o que é mais adequado.

Baixe a nossa planilha!

Nós disponibilizamos um modelo de Plano de Ação para que você possa iniciar o seu planejamento. Esse é um modelo simples, de fácil compreensão e edição. Já foi testado em projetos de diferentes portes. Acreditamos que ferramentas de planejamento precisam ser simples e objetivas.

Clique aqui para baixar gratuitamente a planilha do Plano de Ação!

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